Tu equipo probablemente ya utiliza inteligencia artificial para redactar, resumir, analizar o tomar decisiones. La pregunta incómoda es si podrías explicar cómo lo está haciendo.
Imagina una situación cotidiana: una persona recibe un contrato de un cliente, lo introduce en una herramienta de inteligencia artificial para resumirlo y utiliza la respuesta para preparar una decisión comercial. El resultado parece correcto, el trabajo termina antes y todos quedan satisfechos.
Tres meses después aparece un problema. ¿Qué herramienta se utilizó? ¿Qué información se introdujo? ¿Era una cuenta personal o corporativa? ¿Alguien revisó la respuesta? ¿Quedó algún registro?
«Creo que fue ChatGPT… pero no estoy seguro».
El problema no es que la empresa haya utilizado inteligencia artificial. El problema es que nadie puede reconstruir cómo se utilizó.
La IA ya no entra por la puerta principal
Antes, cuando una empresa incorporaba una nueva herramienta tecnológica, normalmente alguien la aprobaba, la contrataba, la instalaba y explicaba cómo debía utilizarse. Con la inteligencia artificial esto ha cambiado.
Puede entrar mediante una cuenta personal de ChatGPT, una extensión del navegador, un transcriptor de reuniones, una función integrada en Microsoft 365, un generador de imágenes, un CRM o incluso un proveedor externo que utiliza IA sin comunicarlo.
No suele haber una reunión solemne para anunciar su llegada. Simplemente aparece. Una persona comienza a utilizarla para responder correos; otra, para preparar presupuestos; otra, para analizar currículums; y otra, para resumir documentos.
Cada uso aislado puede parecer pequeño e inofensivo. El problema aparece cuando todos se acumulan y la empresa descubre que ya depende de herramientas que nunca llegó a identificar, evaluar o controlar.
IA fantasma: la empresa utiliza inteligencia artificial, pero no sabe con precisión dónde, cómo ni para qué.
Tres frases que tranquilizan más de lo que controlan
«Tenemos una política interna»
Perfecto. Ahora falta comprobar quién la conoce, cuándo se actualizó y cómo sabemos que realmente se aplica. Una política que nadie utiliza no es un sistema de control. Es decoración corporativa en formato PDF.
«El equipo sabe que no debe introducir información sensible»
El problema es que cada persona puede entender algo distinto por “información sensible”. Puede que nadie copie los datos de una tarjeta bancaria, pero sí contratos, correos de clientes, informes internos, documentación laboral o estrategias comerciales. Una regla demasiado genérica termina dependiendo del criterio individual de cada empleado.
«Siempre revisamos lo que genera la IA»
¿Quién lo revisa? ¿Qué comprueba? ¿En qué casos? ¿Dónde queda constancia? A veces “revisión humana” significa que alguien leyó rápidamente el texto antes de pulsar enviar. Un sistema infalible, salvo por el pequeño detalle de que los humanos también tenemos prisa.
Las siete preguntas que yo haría
No creo que una empresa tenga que empezar con una auditoría interminable ni con un tratado jurídico que nadie vaya a leer. Empezaría intentando responder con claridad estas siete preguntas.
1. ¿Qué herramientas de IA se utilizan?
No solo las contratadas oficialmente. También cuentas personales, versiones gratuitas, extensiones, aplicaciones integradas y herramientas utilizadas por colaboradores externos.
2. ¿Quién las utiliza?
Al menos deberíamos poder identificar el departamento, la función o la persona responsable de cada uso relevante.
3. ¿Para qué se emplean?
No es lo mismo corregir un texto que filtrar candidatos, analizar clientes o apoyar una decisión que afecta a otras personas. La finalidad cambia completamente el nivel de atención necesario.
4. ¿Qué información reciben?
Datos de clientes, contratos, grabaciones, documentos internos, imágenes, estrategias comerciales o información pública. Este suele ser uno de los mayores puntos ciegos.
5. ¿Qué depende de sus resultados?
Una respuesta generada por IA puede quedarse en un borrador o convertirse en la base de una comunicación, una recomendación o una decisión real. Cuanto mayor sea la dependencia, mayor debería ser el control.
6. ¿Quién revisa lo generado?
La revisión necesita un responsable y unos criterios mínimos: exactitud, privacidad, derechos de autor, posibles sesgos, coherencia e impacto sobre otras personas.
7. ¿Qué evidencia queda?
¿Existe un inventario? ¿Responsables asignados? ¿Reglas internas? ¿Registro de incidencias? ¿Revisiones periódicas? Sin evidencia, el control depende de la memoria. Y la memoria corporativa tiene la curiosa costumbre de desaparecer justo cuando alguien formula una pregunta incómoda.
El inventario mínimo con el que empezaría
No hace falta adquirir una gran plataforma para dar el primer paso. Yo comenzaría con una tabla sencilla:
| Herramienta | Finalidad | Información utilizada | Responsable | Revisión |
|---|---|---|---|---|
| ChatGPT | Borradores comerciales | Información no confidencial | Marketing | Responsable del área |
| Transcriptor IA | Actas de reuniones | Audio y nombres | Dirección | Organizador |
| Generador visual | Campañas | Imágenes y prompts | Diseño | Dirección creativa |
| Asistente CRM | Clasificación de contactos | Datos comerciales | Ventas | Responsable comercial |
Esta tabla no resuelve todos los riesgos. Pero consigue algo fundamental: sustituye las suposiciones por una primera visión compartida. Y eso ya es bastante más útil que afirmar que “la empresa controla la IA” porque alguien aprobó un documento hace ocho meses.
Un ejercicio de quince minutos
Reuniría a varias personas de la empresa y les haría tres preguntas: qué herramientas de IA han utilizado durante la última semana, qué información han introducido y qué resultado terminó utilizándose realmente.
Después marcaría los usos que incluyen datos de clientes o empleados, los que afectan a comunicaciones externas, los que apoyan decisiones, los que no tienen un responsable claro y los que nadie sabía que existían.
Probablemente no resolverás todo en quince minutos. Pero es muy posible que descubras que tu empresa utiliza más inteligencia artificial de la que pensabas. Y descubrir el problema suele ser bastante más rentable que seguir fingiendo que no existe.
Invisible, improvisado o controlado
Invisible: la organización no sabe qué herramientas se utilizan ni qué información reciben.
Improvisado: conoce algunos usos, pero cada departamento funciona según su propio criterio.
Controlado: mantiene una visión común sobre herramientas, finalidades, datos, responsables, revisiones e incidencias.
Controlar no significa prohibir la inteligencia artificial. Tampoco significa convertir cada prompt en un expediente administrativo. Significa poder explicar razonablemente qué está ocurriendo y demostrar que no todo depende de la buena memoria de quien estaba trabajando aquel día.
La pregunta con la que nació REGULA·IA
Si mañana alguien pidiera a una empresa explicar cómo utiliza inteligencia artificial, ¿podría demostrarlo sin depender de recuerdos, correos dispersos y documentos olvidados?
La respuesta no debería empezar a construirse cuando aparece el problema. Debería existir antes.
Por eso convertí estas cuestiones en un diagnóstico de doce preguntas que permite detectar el nivel de exposición y las tres brechas prioritarias de una empresa. El resultado es inmediato, no exige registro y, según informa REGULA·IA, las respuestas se procesan en el propio dispositivo.
REALIZAR EL TEST DE EXPOSICIÓN IA DE REGULA·IA ↗
El test no sustituye una evaluación jurídica ni promete que todo quede mágicamente bajo control. Su función es mucho más concreta: mostrarte qué preguntas todavía no puedes responder.
Utilizar inteligencia artificial no es el verdadero problema. El problema es no saber explicar cómo la estás utilizando.
Sobre el autor
Soy Sebastián Ehrhardt, alemán de nacimiento y español de vida. Llegué a Canarias con siete años y viví en las islas hasta los diecisiete. Después me trasladé a Cádiz, donde terminé de formarme como persona, como profesional y también carnavalescamente, porque hay aprendizajes que no aparecen en ningún título.
Actualmente resido en Tenerife y desarrollo distintos proyectos unidos por una misma idea: convertir el conocimiento en soluciones útiles, prácticas y cercanas. Soy cofundador de WeedSeeds4u, fundador de ELYTE CT y creador de VIA·3. También soy fundador de REGULA·IA, desde donde desarrollo herramientas digitales que ayudan a empresas y profesionales a identificar, organizar y documentar el uso de inteligencia artificial.
Estoy titulado como asesor especializado en el uso terapéutico de productos derivados del cannabis medicinal, además de ser asesor deportivo y preparador físico, con más de doce años de experiencia. Soy una persona inquieta, cercana y profundamente curiosa. Aprendo constantemente porque tengo una convicción bastante sencilla: cuanto más conocimiento adquiero, más valor puedo aportar a quienes confían en mí.